Huishoudelijk reglement

Artikel 1 Algemene bepalingen

  1. De vereniging genaamd WTC Hoeilaart, voluit Wielertoeristenclub Hoeilaart, werd opgericht op 01/01/1988
    en is gevestigd te Hoeilaart.
  2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie
    van de statuten van de vereniging, zoals die desgevallend op de griffie van de rechtbank van koophandel
    zijn neergelegd. De statuten van de club kunnen op eenvoudige vraag bekomen worden.
  3. Het doel van de vereniging is het recreatief beoefenen van de diverse disciplines van de wielersport in
    groepsverband en in een sfeer van collegialiteit en vriendschap.

Artikel 2 Leden

  1. De vereniging bestaat uit leden die vrijwillig tot de vereniging toetreden.

Artikel 3 Ereleden

  1. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt
    en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtingen
    meer jegens de vereniging maar, zij hebben echter wel alle rechten van de leden.
  2. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel “erevoorzitter” is verleend.

Artikel 4 Het lidmaatschap

  1. De inschrijving gebeurt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te
    verstrekken inschrijvingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit),
    adres, geboortedatum, telefoonnummer en emailadres. Voor minderjarige jeugdleden dient het formulier
    mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger.
  2. De kosten voor de inschrijving van leden (contributie) worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten
    dienen bij de inlevering van het inschrijvingsformulier te worden voldaan.
  3. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten,
    worden aangemeld bij de sportfederatie waaronder de club ressorteert.

Artikel 5 Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:

  1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van het huishoudelijk reglement te ontvangen.
  2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan uitstappen van de vereniging.
  3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen.
  4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot uitstappen en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet
    anders is bepaald.
  5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is
    gehouden deze zo spoedig mogelijk te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van
    de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft
    ingediend.
  6. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
  7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
  8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging en daarnaast ook van de richtlijnen
    opgesteld door de federatie.

Artikel 6 Straffen

  1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de
    statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de
    vereniging worden geschaad.
  2. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf
    welke aan een lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van de federatie, een bijkomende straf vanuit de
    vereniging op te leggen, met een eventuele uitsluiting als lid van de vereniging.
  3. Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij
    de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf
    door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangetekend schrijven
    te richten aan de secretaris van de vereniging.

Artikel 7 Uitrusting

  1. De volledige basisuitrusting van de vereniging bestaat uit: korte broek, korte trui, lange trui en wintervest.
  2. Het dragen van clubuitrusting is verplicht bij alle uitstappen en ritten van de club.
  3. De vereniging stelt de uitrusting gratis ter beschikking van de leden. Hiertoe storten de leden in de clubkas
    een waarborg gelijk aan de kostprijs van de uitrusting zoals vastgesteld door het bestuur. De leden krijgen
    deze waarborg tijdens hun lidmaatschap volledig teruggestort in jaarlijkse schijven. De terugbetaling van
    elke schijf gebeurt naar aanleiding van de jaarlijkse inschrijving en op voorwaarde dat het clublidmaatschap
    behouden blijft.

Artikel 8 Bestuur

  1. Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en maximum 3
    bestuursleden, die allen meerderjarig moeten zijn.
  2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in
    andere reglementen:
    a. de algemene leiding van zaken;
    b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
    c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
    d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.
  3. Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per trimester volgens een vooraf vastgesteld rooster, met
    uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de
    voorzitter of tenminste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur zulks wensen.
  4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de
    bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient
    te worden belegd.
  5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

Artikel 9 Het dagelijks bestuur

  1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt
    alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks
    bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
  2. Taken van de voorzitter:
    a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
    b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander
    bestuurslid heeft overgedragen.
  3. Taken van de secretaris:
    a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem
    uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te
    bewaren.
    b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn
    toevertrouwd;
    c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
    d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
  4. Taken van de penningmeester:
    a. beheert de gelden van de vereniging;
    b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het
    bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
    c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
    d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande
    leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften
    te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende
    ingekomen stukken te bewaren;
    e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de
    balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een
    begroting voor het komende verenigingsjaar.

Artikel 10 Bestuursverkiezing

  1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af.
  2. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te
    ondertekenen door tenminste drie (of meer: naar keuze) stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan
    van een ondertekende bereidheidsverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding
    van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 11 Kostenvergoedingen

Het bestuur is bevoegd om aan leden en aan vrijwilligers (niet-leden) gemaakte kosten (van vervoer, verblijf, e.d.) te
vergoeden.

Artikel 12 Eigendommen

De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen, van welke aard ook, van leden en
derden.

Artikel 13 Uitstappen

  1. Leden die aan uitstappen en ritten van de vereniging deelnemen dienen in de voorgeschreven uitrusting te
    verschijnen.
  2. Het dragen van een valhelm is verplicht bij alle uitstappen en ritten.
  3. Er wordt van de leden verwacht dat hun fiets bij het vertrek van een uitstap in orde is en dat herstelmateriaal
    voorzien is.
  4. De deelnemers aan de activiteiten van de vereniging dienen zich hoffelijk te gedragen tegenover de andere
    weggebruikers. Er wordt geen afval (lekke banden, gaspatronen, verpakkingen, e.d.) achtergelaten op de
    openbare weg.
  5. De nodige discretie wordt aan de man gelegd bij een eventuele plaspauze.
  6. Geïnteresseerde niet-leden die de clubsfeer willen opsnuiven of willen nagaan of ze de snelheid aankunnen,
    mogen maximaal 3 keer gratis meerijden. Daarna zijn ze verplicht zich aan te sluiten bij de club. Tijdens de
    proefritten kan noch de vereniging, noch het bestuur verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke
    ongevallen.
  7. De clubuitstappen verlopen in groepsverband en steeds onder het motto “samen uit, samen thuis”. De
    gemiddelde streefsnelheden op de weg zijn: A (30 km/h) en B (27 km/h). Met streefsnelheid wordt bedoeld
    de snelheid die aangehouden wordt op een vlakke weg in normale weersomstandigheden. Ieder clublid moet
    zelf beslissen tot welke groep hij/zij behoort.
  8. Het bestuur zorgt voor de opmaak van de clubkalender voor de wegritten en de mountainbikeritten. De
    kalender kan op de website van de club geraadpleegd worden.
  9. Het verzamelpunt voor lokale clubuitstappen is de parking bij het Nerocafé. Het startuur wordt meegedeeld
    op de website van de club en dient punctueel gerespecteerd te worden. Bij de start wordt per groep een
    parcoursverantwoordelijke aangeduid. De parcoursverantwoordelijke bepaalt het tempo en de te volgen
    route.
  10. Alle deelnemers aan een clubuitstap, zowel leden als niet-leden, zijn verplicht de aanbevelingen van de
    aanwezige parcoursverantwoordelijke te volgen. In geval er geen parcoursverantwoordelijke aanwezig is,
    wordt deze taak waargenomen door een aanwezig bestuurslid of diegene die vooraf werd aangeduid om de
    rit te leiden.
  11. Bij onvoorziene omstandigheden of problemen (pech, ongeval, ziekte, omleidingen, ed.). wordt er
    onmiddellijk door iedereen gestopt. Er wordt pas opnieuw vertrokken op het signaal van de
    parcoursverantwoordelijke.
  12. Bij een ongeval, dient het betrokken clublid zo vlug mogelijk het bestuur op de hoogte te stellen en de nodige
    formaliteiten te vervullen met betrekking tot de verzekering. Beschadigde basisuitrusting als gevolg van een
    ongeval tijdens een clubuitstap, kan gratis ingeruild worden zolang de voorraad strekt.

Artikel 14 Aansprakelijkheid van de leden

  1. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aangerichte schade aan de door de vereniging gebruikte
    eigendommen. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de
    betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(
    n) wordt aangetoond.
  2. Ieder lid moet op de hoogte zijn van de wegcode en moet zich er ten allen tijde naar schikken. Indien een
    clublid de wegcode niet respecteert zal deze altijd zelf verantwoordelijk worden gesteld voor inbreuken
    tegenover de wegcode.
  3. De leden kunnen de bestuursleden en de vereniging nooit verantwoordelijk stellen voor fouten begaan door
    leden of een ongeval naar aanleiding van een activiteit georganiseerd door de vereniging.

Artikel 15 De website

  1. De naam van de website is geregistreerd als www.wtchoeilaart.be
  2. De website wordt beheerd door een webmaster in opdracht van het bestuur.
  3. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen
    niet schaden.
  4. Het bestuur is verantwoordelijk voor het samenstellen, het laten verschijnen en het verspreiden van de
    informatie op de website, met uitzondering van de blog.

Artikel 16 Sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 17 Wijziging van het huishoudelijk reglement

  1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene
    ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk
    reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste
    14 dagen bedragen.
  2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de
    voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage
    gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden . Bovendien wordt de
    voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergadering in het
    cluborgaan gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden.
  3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige
    stemmen.

Artikel 18 Slotbepalingen

  1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
  2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
    Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na
    het verschijnen op de website waarin de tekst van het reglement is opgenomen.
    Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato ………..

Namens het bestuur van de vereniging.

De voorzitter: De secretaris: